参展成本预算官方资源清单：计算工具、数据来源与审批材料

预算准确性取决于资料来源。主办方订单册、场馆技术价目、海关规则和团队差旅政策属于直接成本依据；行业报告只能用于判断趋势，不能替代具体展会的报价。

一、立项阶段

• AUMA FairFinder：核对展会日期、行业、地点、参展商与访客统计，用于判断项目是否值得询价。
• AUMA Trade Fair Benefit Check：先定义目标，再把参展成本与其他营销工具的替代成本比较。
• 主办方参展申请：获取净展位费、注册费、联合参展费和取消条款。

二、询价阶段

• 展商手册与服务商订单系统：电力、网络、吊点、清洁、证件、加班和仓储；
• 官方场馆平面图：确认装卸口、搭建限制和设备运输路线；
• 海关或临时进口页面：判断押金、担保、单证和代理费用；
• 企业差旅政策：统一机票等级、酒店上限、补贴和审批口径。

三、执行阶段

建立“预算—承诺—实际—差异原因”四列台账。任何新增需求必须写明提出人、商业理由、含税价格、对交付的影响和批准人。没有书面变更，不进入最终结算。

四、复盘阶段

AUMA建议用线索评价、访客调查、竞品分析和最终报告衡量效果。内部至少保留费用凭证、供应商评分、客户跟进状态和下一届建议，形成可复用的基准，而不是下一年再次从空白表开始。

管理层审批包应包含什么

1. 一页商业目标和目标客户；
2. 三档预算：最低可行、推荐、增强；
3. 主要费用的官方或供应商证据；
4. 成功指标、数据负责人和复盘日期；
5. 取消、汇率、物流和人员风险；
6. 批准后仍可变更的范围和权限。

官方资料与核验日期

• AUMA FairFinder
• AUMA Trade Fair Benefit Check
• AUMA：Monitoring success
• UFI：Evaluation of Participation

资料核验日期：2026年7月16日。展会日期、费用和规则可能调整，执行前请以主办方与场馆最新文件为准。