这套工具用于把“需要翻译”变成可报价、可比较、可验收的采购文件。使用顺序是：任务盘点、工作量估算、供应商评分、彩排和现场验收。表格中的分数不能替代实际语言测试，但能避免不同供应商按不同范围报价。
工具一：语言任务需求表
| 字段 | 填写内容 |
|---|---|
| 场景 | 展板、展位会谈、论坛、线上会议、视频或会后资料 |
| 语言 | 源语言、目标语言、方向、预计使用比例 |
| 规模 | 字数、小时、场次、参与人数和同时发言人数 |
| 风险 | 一般、商业、技术、法规、安全或公开发布 |
| 环境 | 噪声、移动、网络、音频、屏幕和口译间 |
| 交付 | 文件、术语库、字幕、录音、转写和截止日 |
工具二：总报价模型
总成本 = 笔译与审校 + 口译工时 + 准备和彩排 + 设备与平台 + 技术值守 + 差旅住宿 + 加班与取消风险 + 字幕/录音/转写 + 税费。
不要用一个“日薪”比较所有方案。供应商必须分别填写数量、单价、计价单位、最低购买量和不包含项目。远程方案也要列平台和技术员；AI方案要列许可、术语导入和人工复核。
工具三：译员与服务商100分评分
| 项目 | 分值 | 证据 |
|---|---|---|
| 语言方向与表达 | 20 | 实际测试和母语能力 |
| 行业与场景经验 | 20 | 相关项目、术语测试 |
| 准备与项目管理 | 15 | 问题清单、版本和负责人 |
| 设备和技术 | 15 | 配置、标准、联调和备份 |
| 质量与人工复核 | 15 | 抽检、纠错、升级路径 |
| 数据与合同 | 10 | 保密、保存、访问和删除 |
| 总成本透明度 | 5 | 范围完整、变更规则清楚 |
80分以上进入合同谈判，65至79分补充测试，低于65分不因最低价直接选用。高风险语言方向应由独立母语审校者参与评分。
工具四：20条术语压力测试
从产品中选择5个型号、5个材料或部件、3个认证、3组数字单位、2个否定句和2个商业条款。让译员和系统分别处理，再记录准确、可接受、需修正和危险四级。任何价格、否定或安全含义被反转都列为危险错误。
工具五：现场验收清单
- 语言方向和人员与合同一致；
- 译员已收到最新议程、演示和术语；
- 麦克风、耳机、接收器、网络和备用设备已测试；
- 屏幕字幕、移动端和线上流的延迟可接受；
- AI生成内容有适当告知和人工升级；
- 录音、转写与客户数据权限已确认；
- 故障、误译和新增术语有当日记录。
工具六：展后质量指标
记录关键术语错误、数字错误、遗漏、需要客户澄清次数、设备中断分钟、字幕返工、客户投诉和业务人员评分。总成本之外，再计算每小时有效服务成本和每场高价值会谈语言成本。下一次采购保留高分人员与术语库，淘汰重复返工来源。
签约前最后五问
- 最终译员和技术员何时确定，能否参加彩排；
- 术语、演示和日程最晚何时提交；
- 临时增加语言或延长工时如何计费；
- AI、平台和录音数据在哪里处理、何时删除；
- 人员缺席、断网或设备故障时由谁在几分钟内切换。
官方资料与核验日期
- 欧盟委员会：Standards for interpreting facilities：列出2024至2026口译工作环境、设备与平台相关ISO标准及技术文件
- EXPO 2025 Multilingual Glossary：官方术语表样例
- 欧盟委员会：AI Act实施时间线：页面更新至2026年7月，列明2026年8月2日等适用节点
- 欧盟委员会：AI透明度义务指南咨询：说明与AI系统互动和部分AI生成内容的告知方向
- EDPB：SME Data Protection Guide FAQ：用于核对录音、转写、参会者信息等个人数据处理原则
资料核验日期：2026年7月16日。技术标准、法规时间和活动安排可能更新，采购前应以主管机构、主办方和场馆最新文件为准。
