大企业项目不应依赖某个代理商的聊天记录或个人收藏夹。建议建立统一的“官方证据库”，所有预算、设计、人员、发布和复盘结论都能回到原始页面或文件。
资料包01：活动身份与结果
保存主办方主页、当届日期、场馆、主办主体、官方展商目录和展后报告。MWC26闭幕稿与HANNOVER MESSE 2026复盘可用于核对规模、参与国家和人员层级，但不能直接证明某个企业的实际效果。
资料包02：展商账户与人员
保存主联系人、注册协调人、人员邀请、证件状态和客户邀请码。CES Dashboard指南说明协调人负责发起人员注册；企业内部还要标明离职或换岗后的账户移交规则。
资料包03：场馆手册与技术规则
按场馆和空间分别保存手册，不要只留一份通用PDF。索引字段至少包含版本、发布日期、适用场馆、电力、网络、消防、结构、噪音、搭建、撤展和超时费用。
资料包04：承包商与保险
保存官方供应商清单、非官方承包商登记、保险证明、人员名单、进场时段和责任边界。CES Foundry手册明确提示非官方供应商需完成EAC流程并提供保险文件，这是采购合同之外的准入证据。
资料包05：目录、媒体与内容
保存官方展商条目、产品资料、演讲申请、新闻稿、媒体联系人和发布许可。MWC展商资源明确提供官方展商目录入口；目录内容应由品牌与产品负责人共同审核，并记录上线版本。
资料包06：客户与数据
建立目标公司、联系人、邀请状态、会议时间、会后行动和责任人的主表。官方线索工具的导出文件要记录导出时间、字段和权限；导入CRM前先去重并完成隐私审查。
资料包07：展后证据
归档主办方展后报告、企业新闻稿、会议纪要、报价、试点、合作协议、媒体成果和总成本。把“现场发生”与“后续转化”分开，禁止用照片、人流或社交媒体浏览量代替销售阶段变化。
文件命名与复核节奏
- 文件名使用日期、机构、主题、版本和适用空间；
- 保存网页链接和本地PDF或截图，两者缺一不可；
- 付款前、设计冻结前、发货前和出发前各复核一次；
- 旧版保留并标注失效，不覆盖原文件；
- 每个资料包指定一名业务负责人和一名备份人。
交接测试很简单：让未参加前期会议的同事在30分钟内找到人员注册、承包商准入、最终设计、客户名单和展后报告。找不到任何一项，都说明资源库仍依赖个人记忆。
官方资料与来源核验日期
- CES Exhibitor Guides：CES官方汇总参展注册、展商手册、物流、安全、交通和现场支持入口
- CES Exhibitor Dashboard Quick Guide：说明展商目录、注册协调人和客户邀请的官方操作路径
- CES 2026 Exhibitor Dashboard User Guide：说明按场馆选择手册，并从手册获取订单、运费、规则和人员注册信息
- CES 2026 Foundry Exhibitor Guide：包含展商证件、指定承包商、保险证明和会议空间执行要求
- MWC Barcelona Exhibitor Resources：提供活动手册、注册、官方展商目录和客户门户等直接入口
- HANNOVER MESSE Services for Exhibitors：汇总搭建、活动、技术、物流、人员、保险和2026展商A-Z文件
- GSMA MWC26 Barcelona Closing Release：公布近10.5万名观众、207个国家和地区、2900家展商赞助商及合作伙伴等结果
- HANNOVER MESSE 2026 After Show Report：主办方复盘2026届展会，并披露约11万名观众和146个国家等数据
资料核验日期：2026年7月17日。展会数据、参展规则、服务范围和下一届安排可能更新，立项与付款前应再次核对主办方原文。
